Principes

Toutes les associations ne doivent pas établir des comptes annuels et tenir alors une comptabilité conforme au règlement comptable ANC n°2018-06.

Pour les « petites associations », une comptabilité dite « recettes-dépenses » peut s’avérer suffisante.

Celle-ci présente l’avantage d’être très simple à mettre en œuvre ; elle comporte néanmoins certaines limites.

En pratique – Tout au long de l’exercice

Tout au long de l’année, les recettes et les dépenses sont simplement enregistrées sur un « livre journal » ou un « journal des recettes-dépenses », celui-ci pouvant être tenu soit sur papier, soit sur un tableur type Excel (ce qui rend plus facile l’exploitation ultérieure des données).

Le fait que la comptabilité soit très simplifiée n’exonère pas l’association de classer de manière appropriée les pièces justificatives et de les conserver.

Il convient d’ouvrir un journal par banque et par caisse.

Chaque opération, correspondant à un mouvement de trésorerie (banque ou caisse) et accompagnée d’une pièce justificative, est enregistrée chronologiquement dans un tableau à plusieurs colonnes :

• Numéro chronologique de la pièce justificative ;
• Références de celle-ci (factures, notes, etc.) ;
• Date ;
• Libellé de l’opération, en précisant le mode de règlement ;
• Mouvement bancaire ou de caisse (montant) :
  • Soit avec deux colonnes : l’une pour les recettes et l’autre pour les dépenses ;
  • Soit une seule colonne : recettes (+) et dépenses (-) ;
• Nature de l’opération (montant à reporter à nouveau dans la colonne concernée) :
  • Recettes : cotisations, dons, etc. ;
  • Dépenses : achats de marchandises, frais de déplacement, fournitures administratives, frais de réception, loyers, etc.

Comme aucune réglementation comptable ne s’applique en la matière, l’association est libre de retenir les différentes natures de recettes et de dépenses qui sont appropriées à ses besoins, à son activité.

Les mouvements qui ne correspondent pas à des recettes et des dépenses doivent être bien identifiés, car ils seront retraités pour établir les états de synthèse annuels. Il s’agit par exemple des investissements ou immobilisations (logiciels, matériels, mobilier, ordinateurs, dépôt de garantie, etc.).

Les mouvements d’un compte bancaire à un autre doivent obligatoirement être soldés à la fin de l’exercice.

Régulièrement mise à jour, cette comptabilité simplifiée permet de suivre l’évolution du solde de trésorerie, mais sans suivi possible de l’activité réelle de l’année.

Une fois par mois, il convient d’établir le contrôle de la banque et de la caisse, en vérifiant qu’on obtient bien sur le journal des recettes-dépenses :

• Solde de début de mois
• + Encaissements du mois
• – Décaissements du mois
• = Solde de fin de mois.

Pour la banque, il se peut que certains chèques aient été inscrits sur le journal des recettes-dépenses, alors qu’ils ne sont pas encore effectivement débités ; il faut tenir compte de ces éventuels décalages en « rapprochement de banque ». Le même principe s’applique pour les recettes.

Pour la caisse, un inventaire physique des espèces est à effectuer.

En pratique – A la clôture

Une fois par an (31 décembre si l’association a calé son exercice comptable sur l’année civile), lorsque toutes les opérations sont enregistrées et les contrôles réalisés, il est possible d’établir les états de synthèse annuel :
– Le compte des recettes-dépenses ;
– L’état patrimonial.

Le compte des recettes-dépenses consiste à récapituler toutes les recettes et toutes les dépenses de l’exercice et à les classer par nature. La différence correspond au « résultat ».

Compte des recettes-dépenses de l’exercice 31/12/N

Par souci de comparaison, l’association peut indiquer les soldes de l’exercice précédent. Attention, la comparabilité n’est pas forcément pertinente car il s’agit d’encaissements et de décaissements.

Pour l’état patrimonial, il s’agit de dresser une situation financière de l’association (attention, pour mémoire, sans les dettes et les créances ne sont pas prises en considération).

Etat patrimonial au 31/12/N

Pour les immobilisations amortissables, un retraitement extra-comptable est nécessaire pour tenir compte de la dépréciation avec le temps (« amortissement » à enregistrer).

Attention, la comptabilité « recettes/dépenses » présente un certain nombre de limites, dont il est important d’avoir connaissance (voir la page dédiée).